[公告中]灵璧县婚姻登记中心档案数字化服务项目更正公告

灵璧县婚姻登记中心档案数字化服务项目 

更正公告

*、项目基本情况

原公告的采购项目编号： **-***********

原公告的采购项目名称：灵璧县婚姻登记中心档案数字化服务项目

首次公告日期：****年**月**日

*、更正信息

更正事项： □采购公告 ☑采购文件 □采购结果

更正内容：原招标文件第*章 *、货物服务清单及技术要求/服务需求

*、项目基本需求：

*）、灵璧县婚姻登记中心档案数字化服务项目主要对灵璧县婚姻登记中心婚姻登记类档案资料进行规范化整理，全部进行规范化档案数字化加工扫描，并挂接到省厅系统平台。

*）.本项目涉及灵璧县婚姻登记中心历年来形成的各种具有保存价值的 婚姻类档案材料，由于时间跨度大，中标单位需安排专业人员到现场驻场服务，供应商自行解决人员交通、食宿及管理。档案材料目前存放比较散乱需投标单位自行勘察、收集。对于比较老旧的档案需要进行消毒处理，消毒设备由供应商自己提供。

*）、本次档案整理及数字化服务计划需在服务合同签订后 ***日历天内完成。

*）、具体工作内容为：遵照《纸质档案数字化技术规范》标准，对纸质档案进行规范化整理及数字化加工，包含档案整理、档案录入、档案扫描、图像处理、索引目录录入、数据及图像质检、数据安全、装订还原等；对扫描后电子文件按规范进行存储和命名，并挂到档案管理软件系统；总体包含档案数字化加工、档案管理软件系统、数据安全及安全技术服务等所有费用。

*）、本项目档案整理和档案数字化过程中须接受县档案管理部门业务指导及意见，并要求符合国家标准和规范。

档案事业自上世纪至今，经历了传统纸质、电子化、移动化、互联网化及大数据化的发展阶段，档案工作已经从最开始的纯保管、后台管理模式转变成为适应新时代发展的管理模式，在近年信息技术高速发展的背景下，档案事业的发展主要呈现以下几个趋势。

图 ** 档案管理发展趋势

*：法制化、规范化管理趋势

自****年《中华人民共和国档案法》发布以来，国家档案局及国家相关部委结合国内经济发展水平及信息化建设水平，先后提出档案管理法律法规、国家标准规范及行业标准规范，以指导企事业单位、机关等的档案业务规范化管理。在《全国档案事业“***”发展规划中》明确提出“档案治理法制化”建设目标：基本形成较为完整的档案法规标准、高效的档案法治实施、严密的档案法治监督、有力的档案法治保障的档案法治体系，档案法治治理能力和水平显著提升。档案工作体制机制更加完善，在国家治理中的基础支撑作用明显增强。

****年至今，国家档案局制定发布了《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子文件管理暂行办法》（厅字〔****〕**号）、《全国档案事业发展“***”规划》、《公共资源交易中心文件材料归档范围和档案保管期限规定》（**号令）、《公共资源交易中心数字档案馆（室）建设指南》等指导性文件，意图在指导企事业单位档案管理工作的法制化、规范化。

标准规范方面，国家档案局先后制订了《***电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第*部分：电子文件归档与档案管理》（**/******.*-****)、《电子文件归档与管理规范》（**/******-****)、《纸质档案数字化技术规范》（**/***-****)、《公务电子邮件归档与管理规则》（**/***-****)、《中国档案机读目录格式》（**/******-****)、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（**/***-****)、《缩微胶片档案数字化技术规范》（**/***-****)、《数字档案信息输出到缩微胶片上的规定》(**/***-****)、《文书类电子文件元数据方案》（**/***-****)、《版式电子文件长期保存格式需求》（**/***-****)、《基于***的电子文件封装规范》（**/***-****)、《信息与文献文件管理第*部分：通则》(**/******.*-****)、《信息与文献文件管理过程文件元数据第*部分：原则》（**/******.*-****)、《数码照片归档与管理规范》（**./***-****)、《照片类电子档案元数据方案》（**/***-****)等国家、行业标准，制定了《电子公文归档与管理暂行办法》（国家档案局令第*号）、《电子档案移交与接收办法》、《电子文件归档与电子档案管理规范》（********-****）等规章和规范性文件，规范档案信息化工作。

落实到企事业单位档案业务管理工作中，各单位应根据自身发展战略目标，结合当前发展阶段、信息化水平，制定符合自身档案业务管理需求的管理制度、管理流程、管理细则。其中各类法律法规、标准规范及档案局所发布的相关文件中所要求的内容，须在人力资源和社会保障局内部规章制度中进行体现，就业中心在进行数字数字化加工建设过程中，从系统建设及技术要求方面，需满足国家标准规范及行业标准规范。

以此可见，国家无论从顶层设计方面还是从技术标准方面，均旨在通过国家法规及标准规范建设，引领企事业单位向规范管理方向发展。

：信息化、高效化管理趋势

**世纪**年代以来，信息技术的快速发展和广泛应用，引发了全球性的信息产业革命。在这场新兴的产业革命中，国民经济与社会发展的信息化水平成为衡量*个国家和地区现代化水平的重要标志，我国信息化发展由此进入了全方位、多层次推进的新阶段，档案信息化成为档案事业发展的战略选择。近年来，随着互联网技术的不断发展，移动互联、云计算、大数据迅速兴起，各行各业进入了新的历史性技术变革期，数据海量化、需求个性化成为新时期档案管理的新常态。

因此 档案管理工作从最初狭义范围的“档案管理”，逐渐向“信息管理”进行转变。信息技术的快速发展，办公方式已经由传统、效率低的纸质办公，转变为“电子化”、“无纸化”办公。电子文件的产生，对传统纸质档案管理模式带来了较大的挑战。相对于传统纸质档案，如何保证电子档案的“准确性、完整性、安全性、可用性”，如何适配电子化办公的高效率要求，如何充分利用现代化信息技术提高档案管理工作的服务能力，是新时代档案管理工作的突出矛盾。因此必须借助信息技术，保证档案管理工作必须能顺应经济发展及技术发展的要求，全面启动信息化、高效化管理模式。

）、档案业务情况分析

灵璧县婚姻登记中心档案管理人员应加入到项目或产品的鉴定、验收、评优等关键环节，保证档案资料的完整、齐全。

）、档案信息化建设现状及问题

问题*：管理模式无法适应现代化管理需求

目前使用的 档案还是传统的纸质档案，已无法满足新时代下中国特色社会主义使用需求，如不进行数字化就不能与前端业务系统进行集成，无法高效的利用各业务系统产生的档案数据，满足民生需求，不能实现人员少跑，数据多跑路。有些企业加工的数字化档案不能对电子档案进行完整性、真实性、可用性、安全性的检测，所以应该加入质量检测工具。如果要实现电子文件的归档，必须将所有数据从业务系统导出，在线下完成大量的整理、比对等工作后，再通过档案管理系统进行批量导入、挂接。此种情况下，档案管理工作的效率极低，反而比传统手工管理模式下的管理费昂视更增加了劳动量，且很多问题变得不可控，电子文件的完整、准确、安全、可靠都无法得到保证，更无法保证集中电子档案资源中心的建设成果。

问题*：查阅利用服务不到位

现有档案管理提供的档案利用单*，借阅流程较复杂，不能给人员提供最方便、快捷的档案借阅利用服务，跨地区服务。

标准规范驱动系统建设

本次项目的系统建设、业务处理和技术方案遵循国家各项标准；有关的技术标准及规范包括但不限于：

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国档案法实施办法》

《全国档案事业发展“***”规划》

《电子档案管理系统基本功能规定》

《电子档案移交与接收办法》

《国家档案局办公室关于印发全国数字档案馆（室）建设推进会文件的通知》档办发[****]*号

《电子档案移交与接收办法》档发[****]*号文件

《电子档案管理系统基本功能规定》

*、档案数字化加工流程及规范

■项目经理：

中标方随时掌握项目实施的进展情况（安全保障/隐患/保密工作情况、质检/质量情况、现场管理/卫生/人员行为准则情况、整体进度情况、，负责项目实施中需要甲方提供的工程条件及需配合的资源；

确认实施方案、项目实施总指挥、负责项目验收、协调、确认等项工作。

负责调配项目组成员工作：任务的分配和指导，总体及各阶段进度的控制，对项目组内部的技术分歧有权给出定论，并承担由此而产生的责任。制定项目计划，核查、监督项目计划的执行情况，进行项目的质量和风险管理。

处理项目组数据收集、合并、转换、分包刻盘、硬盘管理、数据移交等工作。

根据项目经理的生产调度，负责加工档案的提调申请与还库申请；负责档案实体的交接、清点、核验等工作，负责项目中档案周转库房的档案交接与发放，做好档案交接与周转过程中的记录；做好特殊处理档案（如：裱糊档案）的登记与分发。

每天不少于*次根据加工人员行为规范和项目安全保密管理制度进行安全监督检查，负责下班前加工现场档案安全及加工场地的门、窗、电气等项安全检查工作，每天及时做好安全检查记录，向项目经理反馈安全检查中的问题，提醒加工人员遵守行为规范和项目安全保密管理制度。

严格规范加工人员操作行为，确保档案安全。认真执行《扫描加工技术要求》档案扫描加工技术文件。结合生产实际，对操作人员的工作流程和具体操作方式进*步细化，对不规范的行为进行检查纠正。

本项目合同约定要在*个月内完成，根据项目进度要求和工作量，考虑到春节临近和项目现场实际情况，拟定以下项目里程碑计划：

东联外包流程及规范

*．按照国家档案行业标准《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第*号令）、《 婚姻档案管理制度及规范》负责对采购单位的纸质资料进行收集、整理、加工，相对应的打印目录、粘贴脊背、装卷、上柜等工作。

*．确保在扫描过程中不对档案原件造成*次损伤。

*．符合国家标准《纸质档案整理及数字化技术规范》。

*．保证档案扫描图像与原件*致、整洁、清晰。

■档案调卷

中标方指定*个专门的负责人与客户（档案库房管理员）共同完成，将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交接登记，与客户做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。

要求：

*、中标方指定专人负责。

*、填写《档案交接登记表》

*，在交接登记表上要有双方的签字。

■整理及著录

档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。

对于待加工的档案，要制作电子目录。制作途径有两种:

（*），使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。

（*），使用*****表格方式制作。

如果用户提供的有纸质目录或电子目录，中标方要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。对于错误或疏漏的修正，具体细则如下：

*、如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。

*、著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与客户协商，并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少，且与纸质档案要**对照：以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。

*、如果目录内容有错（如主题内容，文号等），以纸质档案信息为准，并及时反应给组长，由组长与客户协商解决。

*、如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体，需向组长反应，不允许擅自解决，所有的繁体字在录入时应录入为简体字。

*,、如遇到无题名的档案,及时记录下来，反应给客户协商解决。

*、关于顺页；整理著录的同时，检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确，有问题及时反馈。没有问题时，用**铅笔对纸质档案内容进行标注页码，正面标注在右上方，背面标注在左上方，页码字体工整、大小适中。

*、关于分卷问题；档号保持不变，卷号采用“卷号-卷次”格式，如****-*、****-*、****-*……****-**、****-**；如果纸质档案分多卷，但是客户没有分卷次的，我们要重新编卷次，增加*条案卷目录，每个分卷都要对应*条案卷目录（不能两个分卷对应*个目录）。

*、关于补卷问题；漏归档的档案作为补卷插入时，卷号要以实际的纸质档案的卷号为准。如****-*、****-*、****-补、*****等，我们做目录时当保持不变。

*、档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠（ ,/），如果发现要改成中划线（-）（注意：中划线录入时，要使用英文输入法下的半脚录入），日期格式统*采用*位数字，如********，不足*位时补*。

以上问题出现时，及时反馈给组长，由组长和客户协调。

■档案扫描

档案扫描是将纸质档案转变成电子文件的过程，扫描的操作顺序：

*&**;导入档案目录到（档案数字化加工软件）；

*&**;通过生成计算机磁盘树型文件目录结构；

*&**;开始扫描档案；

扫描中的操作细节及要求如下：

*、扫描后的文件存储格式应为***格式，分辨率为******，以黑白扫描为主，特殊情况下，如扫描照片时，设置颜色为“灰度”。

*、档案扫描的过程要把档案纸张放置整齐，避免扫描过程中出现卡纸或者扫描数据不完全显示的现象。发现档案漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描影像的排列顺序与档案原件不*致时，应及时进行调整。

*、认真填写纸质档案《扫描登记表》，登记移交的档案数量、扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否*致，不*致时应注明具体原因和处理方法。

*、扫描过程中如有图纸或其它原因不能拆分的档案要用平台扫描仪进行扫描。（扫描分辨率*般建议选择≥******。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。）

档案数字化加工流程及规范

■影像处理

影像处理要以视觉清晰、页面完整为准，对图像页面出现偏斜及图像页面中出现影响图像质量的杂质进行校正和处理。

影像处理时，要保留文件编号与文件页码。特殊情况下，如扫描的照片不用进行影像处理。

影像处理的过程中切勿操之过急，为了确保影像确实处理成功了，要务必看到了处理后的效果。如果发现影像质量不符合要求，应重新对图像进行扫描（初次扫描的图像要保留）。影像处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。影像处理前的数据要保留。

具体操作细节如下：

*、对图像偏斜度、清晰度、失真度、去污点、去黑边等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理，初扫要保留。

*、发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像，发现扫描图像的排列顺序与档案原件不*致时，应及时进行调整，处理时要保留文件编号与文件页码。

*、大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为*个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性，未请示组长的情况下，不得删除任何原文或清除任何原文内容。

*、若处理时误删原文或原文内容，要及时反应给组长，协调扫描人员，重新扫描、处理。

*、处理过程中遇到问题时，要查阅原文及时做出更改，并汇报给组长登记。

*、 处理工作完成时，要将扫描处理结束的原文汇报转交给组长，以便后期质检数据挂接。

档案数字化加工流程及规范

■数据质检

*、逐条检查每个案卷目录下的扫描文件，是否打开正常、页数是否正确、目录和扫描文件是否*致。

*、逐页检查每个影像文件的倾斜度、清晰度、整洁度、分辨率、格式等。

*、逐页检查每个影像文件是否重页、缺页、漏页、页面信息不完整等。

如果出现以上问题要填写《数据质检表》并及时修改，完成质检后将表提交给组长。组长按《数据质检表》*次质检，并对其它数据按*%比例抽检。

档案数字化加工流程及规范

■完整归还

归还时由档案交接负责人完成，档案交接负责人提交给客户，并填写《档案交接登记表》，《档案交接登记表》必须有客户的签名。本表格由组长保存，最后提交到公司做永久备案。

■数据备份

扫描期间组长要备份不同价段的数据两份以上，扫描后备份，质检后备份，全部工程完成后，客户经验收合格后，进行备份。

将全部数据在计算机硬盘上备份。

或将全部数据复制到客户的档案服务器上备份。

■数据挂接

*、由组长通过数字化加工软件生成挂接数据。

*、将数据复制到档案服务器上，运行服务器上的挂接软件进行操作。

*、打开(档案信息化管理系统)，检查挂接的文档。

档案检查

图像质检软件系统具有档案检查的功能，可以针对不同的档案类型进行“准确性”“完整性”“可用性”“安全性”检测，制定档案检查方案并进行档案检查，系统会形成检查报告，方便用户进行修改。       

设置数据检查功能，执行后可以对数据的合规性进行检查，并对不符合要求的内容给予提示，例如：录入页数与文件实际页数不符时给予提示。

同时还可以对电子文件的*性进行检查。对于上传档案的真实性、可用性、完整性和安全性进行全面检查，管理员可根据数据的具体类型配置每个类型的*性检查规则，系统将根据规则对所选档案进行各项智能检查功能。

系统提供对档案*性检查结果进行查看的功能。系统显示检查结果，检查不通过的检查项会用进行标记，并显示检查不通过类型与记录数量。

* 集中整理

集中整理方式是部门兼职档案管理员将档案收集起来，进行初步整理后，移交送审给档案管理员进行近*步整理立卷的过程。

* 分散整理

分散整理方式是部门兼职档案管理员将收集来的档案文件，直接进行整理立卷等整理操作。分为按卷整理和按件整理两种整理方式。部门兼职档案管理员将整理后的案卷或者盒直接送审给全宗档案管理员。

*、项目具体技术需求

现更正为：

*、项目基本需求：

*）、灵璧县婚姻登记中心档案数字化服务项目主要对灵璧县婚姻登记中心婚姻登记类档案资料进行规范化整理，全部进行规范化档案数字化加工扫描，并挂接到省厅系统平台。

*）.本项目涉及灵璧县婚姻登记中心从****年至****年以来县民政局在婚姻登记中心形成的各种具有保存价值的婚姻类档案材料，由于时间跨度大，中标单位需安排专业人员到现场驻场服务，供应商自行解决人员交通、食宿及管理。档案材料目前存放比较散乱需投标单位自行勘察、收集。对于比较老旧的档案需要进行消毒处理，消毒设备由供应商自己提供。

*）、本次档案整理及数字化服务计划需在服务合同签订后 ***日历天内完成。

*）、具体工作内容为：遵照《纸质档案数字化技术规范》（**/***-****) 执行标准，对纸质档案进行规范化整理及数字化加工，包含档案整理、档案录入、档案扫描、图像处理、索引目录录入、数据及图像质检、数据安全、装订还原等；对扫描后电子文件按规范进行存储和命名，并挂到档案管理软件系统；总体包含档案数字化加工、档案管理软件系统、数据安全及安全技术服务等所有费用。

*）、本项目档案整理和档案数字化过程中须接受县档案管理部门业务指导及意见，并要求符合国家标准和规范。

*、项目具体技术需求

更正日期：****年**月**日

*、其他补充事宜：其他要求不变，本更正公告作为招标文件不可分割的*部分，与招标文件具有同等法律效力，除上述更正内容作相应更改外，招标文件中其他内容均保持不变，如招标文件与本更正文件有不*致之处，以本更正公告为准，各供应商请按此执行。

*、凡对本次公告内容提出询问，请按以下方式联系。

*.采购人信息                 *.采购代理机构信息

名称：灵璧县民政局　         名称：江苏宏润建设项目管理咨询

地址：灵璧县民政局                  有限公司

联系方式：李主任             地址：宿州市埇桥区万达金街北*楼***********            联系方式：　牛工 ***********